Personnel Alter Ego inc.

Chef de file dans le domaine du droit des affaires, ce cabinet recrute présentement un adjoint ou une adjointe juridique sénior en litige. 

Cette personne contribuera à la gestion des pratiques d’un professionnel du droit dans le département du litige par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

Principales responsabilités
-Travail de secrétariat varié notamment rédaction et correction de correspondance, opinions, procédures, ententes, exposés, articles et autres documents.
-Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.

Responsabilités détaillées
Correspondance :
-Corrections et mises en page de documents;
-Transcription de documents à partir de cassettes, notes manuscrites et messages téléphoniques;
-Comparaison de documents avec Workshare;
-Ouverture, distribution du courrier ainsi que suivi et correspondance;
-Recherches diverses dans MCDM et Intranet;
-Photocopies et numérisation;
-Échanges directs avec les autres professionnels du droit ainsi que les clients;

Procédures :
-Corrections et mises en page des procédures de base et de mémos de base;
-Communications avec les huissiers pour les significations, les dépôts, les délais, etc.;
-Communications avec les sténographes pour réserver leurs services;
-Communications avec la cour pour obtenir diverses informations nécessaires selon les dossiers;
-Maintien à jour des divers agendas: pour la cour, agenda électronique et échéancier quant aux dates de rappel pour produire dans les délais requis;
-Calcul des délais;
-Mises à jour des dossiers et finalisation des procédures (endos, copies, pièces justificatives, etc.);
-Mise à jour des cartables de procédures et pièces;
-Préparation des cahiers d’autorités;

Gestion des dossiers :
-Classement des documents et dossiers;
-Ouverture et identification des chemises et cartables pour classer les nouveaux documents;

Téléphone :
-Répondre au téléphone et suivi des appels internes et externes lorsque requis;

Agenda :
-Gestion de l’agenda des professionnels;

Outlook :
-Classement électronique des courriels;
-Impression et compilation des documents requis par les avocats;

OnePlace :
-Recherches, saisie et mise à jour des données;

Réservations diverses :
-Réservation de voyages, d’automobiles, d’hôtels et de restaurants;
-Réservation de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
-Commande de repas, breuvages et autres;

Conférences, séminaires et formation :
-Préparation du mémo d’approbation de participation lorsque requis;
-Obtention des informations pertinentes dont les coûts pour établir le budget préliminaire;
-Inscription du professionnel du droit;
-Préparation de la documentation relative à la conférence à l’aide de PowerPoint et transmission de l’information requise dont la biographie du professionnel du droit;
-Après la conférence, récupération des factures et reçus de dépenses encourues, finalisation du mémo d’approbation avec les coûts réels et préparation de la demande de remboursement des dépenses;

Fermeture et archivage des dossiers :
-Classement des dossiers inactifs dans les boîtes pour fin d’archivage;

Ouverture de dossiers :
-Demandes de recherches de conflits dans NBI;
-Demande d’ouverture de dossiers dans NBI;

Exigences du poste
- Possédez entre 5 et 10 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Bilinguisme (oral et écrit) 

Ce qui vous est offert
-Les membres de ce cabinet sont passionnés par le travail d’équipe, aiment résoudre des problèmes de manière efficace et s’emploient à aider les clients à réussir. 
-Ce cabinet met tout en place pour offrir des chances égales à tous les membres du personnel. Il a également à cœur de redonner à la collectivité et de soutenir diverses initiatives sociales et communautaires.
-Le travail se fait actuellement selon une formule de travail hybride, qui comprend une obligation de travailler principalement au bureau et la possibilité de travailler à distance jusqu'à deux jours par semaine.
-Trois ou quatre semaines de vacances, selon l’expérience.
-Assurances collectives dès le jour 1.
-Régime de retraite après un an de service.

Vous cherchez un poste qui propulsera votre carrière dans un environnement qui vous permettra de vous épanouir? Ne cherchez pas plus loin! Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

A leader in the field of business law, this firm is currently recruiting a senior litigation assistant. 

This person will contribute to the management of a legal professional's practices in the litigation department through administrative and secretarial support, thus enabling legal professionals to provide better service to clients.

Key Responsibilities
-Various secretarial work including drafting and proofreading correspondence, opinions, procedures, agreements, presentations, articles and other documents.
-Various administrative support including filing, reminder system, correspondence, emails, telephone, travel arrangements and meeting organization (including food), client relations, file archiving.

Detailed responsibilities
Correspondence:
-Corrections and layouts of documents;
-Transcription of documents from cassettes, handwritten notes and telephone messages;
-Comparison of documents with Workshare;
-Opening, distribution of mail as well as follow-up and correspondence;
-Various searches in MCDM and Intranet;
-Photocopies and scanning;
-Direct exchanges with other legal professionals as well as clients;

Procedures:
-Corrections and layouts of basic procedures and basic memos;
-Communications with bailiffs for service, deposits, deadlines, etc.;
-Communications with stenographers to book their services;
-Communications with the court to obtain various necessary information depending on the case;
-Keeping the various agendas up to date: for the court, electronic agenda and timeline for reminder dates to file within the required deadlines;
-Calculation of deadlines;
-Updating files and finalizing procedures (endorsements, copies, supporting documents, etc.);
-Updating of the procedures and parts binders;
-Preparation of authority notebooks;

Case Management:
-Filing of documents and files;
-Opening and identification of folders and binders to file new documents;

Telephone:
-Answer the phone and follow up on internal and external calls when required;

Agenda:
-Management of the professionals' agenda;

Outlook:
-Electronic filing of emails;
-Printing and compilation of documents required by lawyers;

OnePlace:
-Research, data entry and update;

Miscellaneous reservations:
-Booking of travel, automobiles, hotels and restaurants;
-Booking of conference rooms for meetings, video conferences and client meetings;
-Ordering meals, beverages and others;

Conferences, seminars and training:
-Preparation of the participation approval memo when required;
-Obtaining relevant information including costs to establish the preliminary budget;
-Registration of the legal professional;
-Preparation of conference documentation using PowerPoint and transmission of the required information, including the biography of the legal professional;
-After the conference, retrieval of invoices and receipts of expenses incurred, finalization of the approval memo with actual costs and preparation of the expense reimbursement request;

Closing and archiving files:
-Filing of inactive files in boxes for archival purposes;

Opening of cases:
-Requests for conflict searches in NBI;
-Request to open files in NBI;

Job Requirements
-Have between 5 and 10 years of experience in a similar position;
-Bilingualism (oral and written). 

What is offered to you
-Members of this firm are passionate about teamwork, enjoy solving problems effectively, and are dedicated to helping clients succeed. 
-This firm makes every effort to provide equal opportunities for all staff members. It is also committed to giving back to the community and supporting various social and community initiatives.
-Work is currently done in a hybrid work arrangement, which includes a requirement to work primarily in the office and the ability to work remotely for up to two days a week.
-Three or four weeks of vacation, depending on experience.
-Group insurance from day 1.
-Pension plan after one year of service.

Are you looking for a position that will propel your career in an environment that will allow you to flourish? Look no further! Give us the privilege of getting to know you!