Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées est à la recherche d’un adjoint juridique exécutif ou d’une adjointe juridique exécutive. Vous trouverez dans ce cabinet un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

Ce poste a un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, avec possibilité de travailler 2 jours par semaine de la maison.

FONCTIONS PRINCIPALES :
- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
- Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons;
- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
- Ouvrir des nouveaux dossiers;
- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Initier des appels conférence;
- Gérer l’agenda du professionnel du droit;
- Effectuer le classement et l’archivage de courriels;
- Réserver les voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
- Réserver les salles de conférence et les équipements pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commander des repas, breuvages et autres;
- Accueillir les conférenciers;
- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
- Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
- Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;
- Préparer la facturation mensuelle;
- Effectuer le suivi auprès des clients pour les comptes recevables;
- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
- Aider d’autres professionnels du droit ainsi que d’aux adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis;
- Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE : 
- Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent;
- Posséder un minimum de 7 années d’expérience, idéalement en pratique privée pour un ou des professionnels du droit.

CONNAISSANCES ET APTITUDES :
- Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit);
- Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
- Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- Connaissance des procédures et pratiques légales;
- Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;
- Connaissances des logiciels bureautiques, incluant un niveau de connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
- Capacité de travailler en équipe;
- Souci du détail.

Vous vous plaisez dans l’organisation de voyages et d’événements et avez du flair pour anticiper les besoins de vos patrons? Vous êtes la personne que nous attendons! Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This unique firm, which promotes mentorship and the sharing of ideas, is looking for an Executive Legal Assistant. In this firm, you will find a dynamic and stimulating environment to start a career or take a new direction.

This position has a schedule of 35 hours per week, Monday to Friday, with the possibility of working 2 days a week from home.

MAIN FUNCTIONS:
- Correct and layout documents (letters, memos, notes to file, opinions, procedures, etc.);
- Photocopy and request various printing and scanning jobs;
- Interact directly with other legal professionals during the absence of the bosses;
- Prepare material when the legal professional is a speaker (Power Point);
- Open new files;
- Follow up on internal and external calls when required;
- Initiate conference calls;
- Manage the legal professional's agenda;
- Perform the filing and archiving of emails;
- Book travel, cars, hotels and restaurants;
- Book conference rooms and equipment for meetings, video conferences and client meetings;
- Order meals, beverages and others;
- Welcoming speakers;
- Prepare requests for conflict research and forward them to the people concerned;
- Monitor time entries on a daily basis and enter or revise them in the system;
- Review and validate time entries on a weekly and monthly basis;
- Prepare monthly invoicing;
- Follow up with clients for accounts receivable;
- Prepare expense accounts, have them approved when required and follow up;
- Prepare requests for cheques or bank transfers from the trust account;
- Assist other legal professionals as well as departmental assistants (or other departments) when required;
- Assist students and articling students when required.

EDUCATION AND EXPERIENCE: 
- Diploma in legal secretarial work or equivalent;
- Have a minimum of 7 years of experience, ideally in private practice for one or more legal professionals.

KNOWLEDGE AND SKILLS:
- Bilingualism, French and English (oral and written);
- Organizational skills for managing multiple tasks;
- Ability to take initiative and work independently with minimal supervision;
- Knowledge of legal procedures and practices;
- Oral and written communication skills in both languages;
- Knowledge of office software, including an intermediate level of knowledge of Excel software;
- Ability to work in a team;
- Attention to detail.

You enjoy organizing trips and events and have a flair for anticipating the needs of your bosses? You are the person we are waiting for! Give us the privilege of getting to know you!