Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet d'avocats réputé du centre-ville de Montréal est à la recherche d’un adjoint ou d'une adjointe juridique pour soutenir un associé en droit des affaires. Nous recherchons un profil avec beaucoup d’expérience en facturation, qui apprécie davantage le volet administratif que strictement juridique. La personne doit connaître la gestion des comptes, le suivi rigoureux des heures, et la préparation et la révision des factures sur le bout de ses doigts.

Responsabilités détaillées

Facturation :
-Assurer la gestion des comptes;
-Effectuer un suivi rigoureux des heures;
-Préparer et réviser les factures;

Correspondance :
-Corrections et mises en page de documents;
-Transcription de documents à partir de cassettes, notes manuscrites et messages téléphoniques;
-Comparaison de documents avec Workshare;
-Ouverture et distribution du courrier ainsi que suivi et correspondance;
-Recherches diverses dans MCDM et Intranet;
-Photocopies et numérisation;
-Échanges directs avec les autres professionnels du droit ainsi que les clients;

Gestion des dossiers :
-Classement des documents et dossiers;
-Ouverture et identification des chemises et cartables pour classer les nouveaux documents;

Téléphone :
-Répondre au téléphone et faire le suivi des appels internes et externes lorsque requis;

Agenda :
-Gestion de l’agenda des professionnels;

Outlook :
-Classement électronique des courriels;
-Impression et compilation des documents requis par les avocats;

OnePlace :
-Recherches, saisie et mise à jour des données;

Réservations diverses :
-Réservation de voyages, d’automobiles, d’hôtels et de restaurants;
-Réservation de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
-Commande de repas, breuvages et autres;

Conférences, séminaires et formation :
-Préparation du mémo d’approbation de participation lorsque requis;
-Obtention des informations pertinentes dont les coûts pour établir le budget préliminaire;
-Inscription du professionnel du droit;
-Préparation de la documentation relative à la conférence à l’aide de PowerPoint et transmission de l’information requise dont la biographie du professionnel du droit;
-Après la conférence, récupération des factures et reçus de dépenses encourues, finalisation du mémo d’approbation avec les coûts réels et préparation de la demande de remboursement des dépenses;

Fermeture et archivage des dossiers :
-Classement des dossiers inactifs dans les boîtes pour fin d’archivage;

Ouverture de dossiers :
-Demandes de recherches de conflits dans NBI;
-Demandes d’ouvertures de dossiers dans NBI;

Avantages du poste :
-Poste hybride (3 jours au bureau);
-Assurances collectives dès le premier jour;
-Participation à un régime de retraite après un an;
-Horaire de 35 heures par semaine;
-Vacances selon expérience;
-Salaire entre 70000 et 80000$.

Vous avez de l'expérience au sein d'un environnement juridique ou sinon vous détenez un bagage comme adjointe exécutive, avec une grande rapidité d'exécution et un dynamisme marqué, et une facilité à vous adapter à un domaine très exigent? 

Structurer et organiser l'aspect administratif du travail au quotidien font partie de votre ADN?

C'est une personne comme vous que l'on recherche, n'attendez plus!

This renowned law firm in downtown Montreal is looking for a legal assistant to support a business law partner. We are looking for a profile with a lot of experience in invoicing, who appreciates the administrative aspect more than strictly legal. The person must know account management, rigorous time tracking, and invoice preparation and review at their fingertips.

Detailed responsibilities

Billing:
-Ensure the management of accounts;
-Carry out a rigorous monitoring of hours;
-Prepare and review invoices;

Correspondence:
-Corrections and layouts of documents;
-Transcription of documents from cassettes, handwritten notes and telephone messages;
-Comparison of documents with Workshare;
-Opening and distribution of mail as well as tracking and correspondence;
-Various searches in MCDM and Intranet;
-Photocopies and scanning;
-Direct exchanges with other legal professionals as well as clients;

Case Management:
-Filing of documents and files;
-Opening and identification of folders and binders to file new documents;

Telephone:
-Answer the phone and follow up on internal and external calls when required;

Agenda:
-Management of the professionals' agenda;

Outlook:
-Electronic filing of emails;
-Printing and compilation of documents required by lawyers;

OnePlace:
-Research, data entry and update;

Miscellaneous reservations:
-Booking of travel, automobiles, hotels and restaurants;
-Booking of conference rooms for meetings, video conferences and client meetings;
-Ordering meals, beverages and others;

Conferences, seminars and training:
-Preparation of the participation approval memo when required;
-Obtaining relevant information including costs to establish the preliminary budget;
-Registration of the legal professional;
-Preparation of conference documentation using PowerPoint and transmission of the required information, including the biography of the legal professional;
-After the conference, retrieval of invoices and receipts of expenses incurred, finalization of the approval memo with actual costs and preparation of the expense reimbursement request;

Closing and archiving files:
- Filing of inactive files in boxes for archival purposes;

Opening of files:
-Requests for conflict searches in NBI;
-Requests to open files in NBI;

Job Benefits:
-Hybrid position (3 days in the office);
-Group insurance from day one;
-Participation in a pension plan after one year;
-Schedule of 35 hours per week;
-Holidays according to experience;
-Salary between $70000 and $80000.

Do you have experience in a legal environment, or do you have a background as an executive assistant, with great speed of execution and marked dynamism, and an ability to adapt to a very demanding field? 

Are structuring and organising the administrative aspects of your day-to-day work part of your DNA?

It's a person like you that we're looking for, don't wait any longer!