Ville de Salaberry-de-Valleyfield

Description du poste

Une ville-phare à découvrir!   La Ville de Salaberry-de-Valleyfield emploie actuellement plus de 300 employés répartis dans 13 services municipaux. Elle propose une multitude d’emplois stimulants dans un environnement de travail dynamique. Elle compte se positionner comme une ville-phare audacieuse, dynamique et prospère en misant sur des services diversifiés et de qualité auprès des citoyens du territoire.   Le Service du greffe et des affaires juridique est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour compléter son équipe. Ce service est composé de 12 employés.   Joignez-vous à une équipe collaborative où ensemble nous faisons la différence!

 

 

Adjointe administrative ou adjoint administratif - Service du greffe et des affaires juridiques

 

Localisation: 61, rue Sainte Cécile, Salaberry-de-Valleyfield, Québec J6T 1L8

 

Description du poste

 

Sous la responsabilité de la directrice du service, le ou la titulaire de l'emploi assure diverses tâches touchant les activités du service. Plus précisément, la personne assumera les responsabilités suivantes :

• Assister la directrice et la greffière adjointe dans le processus des séances du conseil municipal;
• Procéder à diverses recherches pour répondre aux besoins des services internes en soutien aux membres de l’équipe;
• Contribuer à la coordination de divers processus internes (exemple : signature de contrats, règlements ou autres, registre citoyen, etc.);
• Rédiger, créer ou réviser divers documents, tels que des procès-verbaux, des formulaires, des lettres ou autres;
• Soutenir les membres de l'équipe dans les tâches administratives;
• Prendre en charge le classement papier et électronique de nombreux dossiers selon les normes en vigueur;
• Procéder à l'entrée de données et sortir des rapports;
• Agit à titre de commissaire à l’assermentation lorsque requis;
• Accueille les visiteurs qui se présentent au bureau et les dirige;
• Répondre à toutes demandes relatives au service du greffe et des affaires juridiques. Assure le suivi de demandes autant téléphoniques, électroniques qu’en présence;
• Assurer le suivi de la facturation, procéder à la création de commandes et s'assurer des processus internes relatifs à la facturation;
• Apporter un soutien dans la planification globale des activités de l’équipe, proposer et mettre en place des idées pour optimiser les méthodes de travail;
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique, ou l'équivalence;
• Expérience pertinente dans un emploi similaire;
• Expérience dans le domaine juridique, un atout;
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Avoir une excellente connaissance de la Suite Microsoft 365 (dont les applications Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint, Forms) et facilité avec les logiciels technologiques.

Profil recherché

• Sens de la gestion du temps et des priorités, de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie;;
• Sens de l’éthique et de la confidentialité, élevé;
• Rigueur professionnelle et administrative;
• Sens du jugement et habileté à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Capacité d’adaptation, polyvalence et proactivité;
• Habiletés à être en mode solutions et faire preuve de proactivité;
• Diplomatie, facilité à travailler avec divers types de clientèle et approche axée sur le service citoyen;
• Esprit de collaboration et bonnes capacités de communication écrite et orale.

Conditions de travail