Concept72
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Salaire :
De 49140$ à 58240$ Type de poste : Permanent Ville : Greater Montreal | Hybrid (office-based preferred)
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Expérience requise : 2 ans
Statut : Temps partiel ou temps plein
Description du poste
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About Concept72
Concept72 is a custom outdoor lighting and sound systems company specializing in high-end residential properties. Our reputation is built on craftsmanship, precision, and white-glove service for discerning homeowners. Organization, attention to detail, and professionalism are core to how we operate. |
Office Manager / Administrative Coordinator
(Operations, Social Media & Executive Support)
We are seeking a reliable, detail-driven Office Manager to support our sales and operations teams while also assisting with light social media coordination and executive support. This is a key behind-the-scenes role that keeps the business organized, polished, and running smoothly.
The Role
The Role
This role is primarily responsible for administrative operations, including estimates, invoicing, and internal systems. In addition, the Office Manager will support basic social media management and act as executive support to leadership for scheduling and coordination.
This position is ideal for someone who:
- Thrives on structure, organization, and accuracy
- Is tech-comfortable and process-oriented
- Can switch between focused admin work and light creative / coordination tasks
- Takes ownership and follows through
Key Responsibilities
Office Management & Operations
- Prepare, finalize, and send client estimates and invoices
- Ensure pricing accuracy, completeness, and professional presentation
- Manage and maintain internal software systems (CRM, invoicing, scheduling, project management)
- Update client records and job statuses
- Coordinate with sales, design, and installation teams
- Track approvals, deposits, payments, and outstanding invoices
- Organize digital files, contracts, and documentation
- Assist with internal reporting and workflow improvements
Social Media Coordination
- Assist with managing company social media accounts (Instagram, Facebook, etc.)
- Schedule posts based on provided content (project photos, videos, updates)
- Coordinate with management on captions, timing, and brand tone
- Maintain an organized library of photos, videos, and marketing assets
- Ensure consistency with brand image and professionalism
(Note: This is not a full-time content creation role.)
Executive Support
Executive Support
- Assist ownership/management with scheduling and calendar coordination
- Help organize meetings, reminders, and follow-ups
- Support basic administrative and personal task coordination as needed
- Act as a reliable point of contact for internal communications
What We’re Looking For
Required
- Previous experience in an office manager, administrative, or operations role
- Strong attention to detail and accuracy
- Comfort working with online software systems (CRM, invoicing, cloud-based tools)
- Excellent organizational and time-management skills
- Professional written and verbal communication
- Ability to manage multiple responsibilities independently
Preferred (Not Required)
- Experience in home services, construction, landscaping, or trades
- Familiarity with estimating, invoicing, or accounting software
- CRM or job management software experience
- Social media scheduling or coordination experience
- Basic bookkeeping or billing knowledge
Compensation & Benefits
- Competitive hourly or salaried compensation (based on experience)
- Stable, long-term position
- Training on internal systems and processes
- Supportive, professional work environment
- Opportunity to grow with a premium, design-focused brand
Who This Role Is Not For
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Candidates who dislike detail-oriented or process-driven work
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Those uncomfortable with software, systems, or organization
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Individuals seeking a purely creative, influencer-style, or sales-focused role
Why Join Concept72
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Be part of a high-quality, design-focused business
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Work in a structured, professional environment
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Play a critical role supporting leadership and operations
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Your work directly impacts client satisfaction and company success
To apply
Interested in this position? Please send your resume to the attention of [email protected]
Gestionnaire de bureau/Coordonnateur·trice administratif·ve
Opérations – Facturation – Systèmes – Soutien à la direction
À propos de Concept72
Concept72 réalise des projets haut de gamme pour une clientèle résidentielle exigeante. L’entreprise mise sur la précision, la qualité d’exécution et une expérience client irréprochable. Le rôle proposé soutient directement la fluidité opérationnelle : documents, suivis, coordination, systèmes et continuité administrative.
Raison d’être du poste
Assurer la stabilité administrative et la rigueur opérationnelle de l’entreprise : estimations, facturation, suivi client, mise à jour des dossiers, coordination interne et soutien à la direction. Le poste vise une personne capable de tenir une cadence régulière, avec une qualité constante, sans supervision lourde.
Pourquoi venir travailler chez Concept72
Concept72 offre un cadre de travail clair et structuré, où le rôle administratif est reconnu comme essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise.
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Salaire clair et responsabilités définies dès l’embauche
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Télétravail possible jusqu’à 100 %, selon l’autonomie
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Outils numériques fonctionnels et processus établis
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Charge de travail régulière, priorités claires
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Relation directe avec la direction, sans microgestion
Responsabilités
Administration, opérations et suivi
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Préparer, vérifier et transmettre estimations, factures et documents clients
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Assurer l’exactitude des informations : prix, quantités, taxes, dépôts, conditions
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Tenir à jour les dossiers clients : statut des projets, communications, documents signés
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Suivre les dépôts, paiements, comptes à recevoir et relances administratives
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Coordonner l’information entre ventes, design et équipe d’installation
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Organiser et maintenir la structure des fichiers (contrats, photos, documents, courriels)
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Produire des suivis et tableaux simples : paiements, statuts, échéanciers, priorités
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Proposer des améliorations de processus lorsque des irritants reviennent
Systèmes et outils (cœur du poste)
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Gérer et maintenir les outils utilisés (CRM, facturation, planification, stockage infonuagique)
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Appliquer des méthodes claires : nomenclature, dossiers, versions, procédures courtes
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Assurer une documentation minimale pour éviter la perte d’information
Soutien à la direction
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Coordination d’agenda, rappels, suivis et priorités
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Organisation de rencontres internes (ordre du jour simple, notes, actions)
Coordination des réseaux sociaux (portion limitée, contenu fourni)
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Programmer des publications à partir de matériel existant (photos/vidéos)
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Organiser une bibliothèque média et assurer la cohérence des légendes/ton
(Ce poste n’est pas un rôle de création de contenu.)
Profil recherché
Expérience
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2 à 5 ans d’expérience en coordination administrative, gestion de bureau ou opérations
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Expérience PME ou service à la clientèle : un atout
Compétences et comportements attendus
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Rigueur élevée : exactitude, constance, souci du détail
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Autonomie : capacité à gérer des priorités et à fermer les boucles (follow-ups)
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Aisance numérique : outils infonuagiques, CRM, facturation, fichiers partagés
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Communication professionnelle, claire, sans lourdeur
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Capacité à travailler en télétravail de façon fiable (cadre, discipline, suivi)
Atouts
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Estimation/facturation, comptabilité de base, A/R
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Services résidentiels, construction, design, métiers
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Expérience avec des clients haut de gamme (exigence, discrétion, standard élevé)
Conditions de travail
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Salaire : 27 $ à 32 $/heure, selon expérience et autonomie
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Statut : temps partiel ou temps plein, à convenir
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Télétravail : possible jusqu’à 100 %, avec processus clairs et outils fournis
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Formation : accompagnement sur les systèmes internes et la façon de faire
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Stabilité : poste conçu pour durer, avec responsabilités claires et évolutives
Pour postuler
Ce poste vous intéresse? Envoyez votre CV à l'attention de [email protected]