Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet juridique de renom est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique junior ou intermédiaire en droit des affaires pour son bureau de Montréal.

Rôle et responsabilités du poste:
- Assurer les suivis d’agenda;
- Connaître et appliquer des procédures internes et faire le suivi de la correspondance;
- Assurer l’ouverture et le maintien des dossiers clients;
- Assurer le formatage et la correction de documents volumineux;
- Assurer la transcription, la révision et la finalisation des différents documents légaux autant en français qu’en anglais;
- Effectuer le montage des cartables pour les dossiers;
- Communiquer avec les clients par téléphone;
- Gérer les contacts dans Interaction;
- Préparer les rapports de dépenses;
- Préparer la facturation et faire la correction des projets de factures;
- Mettre à jour des volumes de droit;
- Tenir des systèmes de classement précis des dossiers avec des listes à jour et assurer l’archivage des dossiers;
- Démontrer une habileté à gérer plusieurs dossiers à la fois et une aptitude à travailler sous pression;
- Faire preuve de professionnalisme, d’initiative, de créativité et d’ouverture d’esprit;
- Faire preuve d’esprit d’équipe et de collaboration tant au sein de l’équipe de travail qu’avec tous les membres du personnel du cabinet;
- Organiser le travail en général et assumer diverses autres tâches connexes.

Formation et expérience requises:
- Diplôme d’études secondaires professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, avec spécialisation juridique;
- 2 à 3 ans d’expérience en secrétariat juridique en droit des affaires dans des grands cabinets d’avocats;
- Connaissances techniques avancées du logiciel Word et intermédiaires pour les logiciels Excel et Powerpoint de la suite MS Office;
- Parfaitement bilingue avec excellentes habilités de communication écrite et verbale, autant en français qu’en anglais;
- Fiabilité, assiduité et ponctualité;
- Capacité de gérer des urgences et prioriser les tâches;
- Excellentes habiletés interpersonnelles;
- Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire à l’occasion;
- Expérience en droit des affaires dans un grand cabinet sera considérée comme un atout.

Avantages du poste:
- Temps supplémentaire payé. 
- Temps en banque possible jusqu'à 35h par année.
- Participation à un REER après un an avec cotisation de l’employeur.
- Assurances collectives payées à 100% dès le jour 1 pour dentaire et médicaments et après 3 mois pour invalidité.
- Journées maladie: pas de nombre fixe.
- Gym ou sport payé à 80% jusqu’à concurrence de 650$ par année.

Vous désirez joindre une équipe dynamique dans un cabinet professionnel où le respect et le bien-être des employés sont prioritaires? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This renowned law firm is looking for a junior or intermediate business law assistant for its Montreal office.

Role and Responsibilities of the Position:
- Ensure agenda follow-ups;
- Be familiar with and apply internal procedures and follow up on correspondence;
- Ensure the opening and maintenance of client files;
- Formatting and correcting large documents;
- Ensure the transcription, revision and finalization of various legal documents in both French and English;
- Assemble binders for folders;
- Communicate with customers by phone;
- Manage contacts in Interaction;
- Prepare expense reports;
- Prepare invoicing and correct draft invoices;
- Update volumes of rights;
- Maintain accurate file filing systems with up-to-date lists and ensure archiving of files;
- Demonstrate an ability to manage several files at once and an ability to work under pressure;
- Demonstrate professionalism, initiative, creativity and open-mindedness;
- Demonstrate team spirit and collaboration both within the work team and with all members of the firm's staff;
- Organize work in general and take on various other related tasks.

Education and experience required:
- Diploma of Secondary Vocational Studies (DVS) or Diploma of Collegial Studies (DEC) in Office Automation, with a legal specialization;
- 2 to 3 years of experience in legal secretarial work in business law in large law firms;
- Advanced technical knowledge of Word software and intermediate for Excel and Powerpoint software from the MS Office suite;
- Fluently bilingual with excellent written and verbal communication skills, both in French and English;
- Reliability, diligence and punctuality;
- Ability to manage emergencies and prioritize tasks;
- Excellent interpersonal skills;
- Availability to work overtime on occasion;
- Experience in business law in a large firm will be considered an asset.

Job Benefits:
- Paid overtime. 
- Bank time possible up to 35 hours per year.
- Participation in an RRSP after one year with employer contribution.
- Group insurance paid at 100% from day 1 for dental and medication and after 3 months for disability.
- Sick days: no fixed number.
- Gym or sport paid at 80% up to $650 per year.

Do you want to join a dynamic team in a professional firm where the respect and well-being of employees are a priority? Give us the privilege of getting to know you!