Personnel Alter Ego inc.

L’adjoint ou adjointe relève du président-directeur général de cette entreprise oeuvrant dans le domaine médical. La personne choisie assurera un soutien administratif à l’adjointe exécutive au président-directeur général, au directeur des services juridiques et à la directrice des communications.

Principales responsabilités
-Préparer la tenue des conseils généraux
-Préparer et assurer le suivi de documents auprès des instances concernées
-Rédiger divers documents
-Répondre aux demandes des associations affiliées
-Coordonner la tournée du président
-Effectuer diverses tâches administratives pour la direction des services juridiques et pour la direction des communications, dont la gestion de dossiers, l’organisation de réunion, la gestion d‘agenda et la préparation des notes de frais

Profil recherché
-Diplôme d’études collégiales en secrétariat, bureautique ou une expérience équivalente
-Deux ans d’expérience dans un poste similaire
-Très bonne connaissance de la suite Office, y compris MS SharePoint et MS Teams
-Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit
-Connaissance de l’anglais (oral et écrit) est un atout
-Excellente capacité de synthèse et de rédaction
-Savoir faire preuve de rigueur, de discrétion et de diplomatie
-Savoir respecter des échéanciers
-Avoir une bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
-Avoir un bon sens de l’organisation et de la collaboration

Ce qui vous est offert
-Excellentes conditions de travail
-Poste permanent à 32.5 heures par semaine
-Gamme complète d’avantages sociaux; assurances collectives; 12 jours de maladie
-Régime de retraite à prestations déterminées
-Mode de travail hybride (possibilité de 2 jours en télétravail)

Vous avez un peu d’expérience comme adjointe administrative et aspirer à plus? Ceci pourrait être votre tremplin pour propulser votre carrière! Nous avons hâte de faire votre connaissance!

The assistant reports to the president and chief executive officer of this company working in the medical field. The successful candidate will provide administrative support to the Executive Assistant to the President and CEO, the Director of Legal Services and the Director of Communications.

Key Responsibilities
-Prepare the holding of the general councils
-Prepare and follow up on documents with the relevant authorities
-Write various documents
-Respond to requests from affiliated associations
-Coordinate the President's tour
-Perform various administrative tasks for the Legal Services Department and the Communications Department, including file management, meeting organization, agenda management and expense report preparation

Desired profile
-College diploma in secretarial studies, office automation or equivalent experience
-Two years of experience in a similar position
-Very good knowledge of the Office suite, including MS SharePoint and MS Teams
-Excellent command of French, both oral and written
-Knowledge of English (oral and written) is an asset
-Excellent synthesis and writing skills
-Ability to demonstrate rigor, discretion and diplomacy
-Know how to meet deadlines
-Have a good ability to manage multiple tasks simultaneously
-Have a good sense of organization and collaboration

What is offered to you
-Excellent working conditions
-Permanent position at 32.5 hours per week
-Full range of benefits; group insurance; 12 sick days
-Defined benefit pension plan
-Hybrid work mode (possibility of 2 days of teleworking)

Do you have some experience as an administrative assistant and aspire to more? This could be your springboard to propel your career! We look forward to getting to know you!