Office municipal d'habitation de Montréal

Description du poste

Secrétaire juridique

Être secrétaire chez nous, c’est faire partie d’une organisation avec une mission sociale où il est possible de monter les échelons et bâtir une carrière. Vous êtes rigoureux et vous vous démarquez par votre sens de l'organisation et de la planification? Vous aimez relever les défis? L’Office municipal d’habitation de Montréal est à la recherche de vos talents!

Quis sommes-nous?

Présent dans le paysage montréalais depuis plus de 50 ans, l’OMHM est un organisme à but non lucratif de plus de 900 employés qui gère le plus grand parc immobilier de logements HLM et abordables, ainsi qu’un réseau de 11 résidences ENHARMONIE.

Travailler pour l’OMHM, c’est grandir dans un climat de travail sain qui place l’humain au cœur des décisions. C’est aussi mettre votre expertise à profit pour améliorer les conditions de vie de plus de 55 000 personnes à faible revenu. Nous offrons des avantages sociaux des plus concurrentiels : mobilité interne, télétravail, horaires variables, etc. Qui de mieux que vos futurs collègues pour vous parler de votre rôle parmi nous? https://www.omhm.qc.ca/fr/emplois/services-generaux.

Plus qu’un emploi, faites carrière à l’OMHM! Nous sommes :

Une organisation dans l’action qui encourage à faire les choses autrement;

Une organisation qui prône le travail d’équipe et les valeurs humaines.

Nous offrons :

Possibilité de télétravail en mode hybride, selon la politique en vigueur;

Possibilité d’horaire flexible et comprimé (9 jours sur 10 et/ou 4 jours sur 5);

Environnement riche de diversité et d’inclusion;

Philosophie de conciliation travail-famille;

Programme d’assurances collectives adapté aux besoins individuels et familiaux;

Vacances et divers congés sociaux compétitifs;

Régime de retraite parmi les meilleurs sur le marché (prestation déterminée);

Programme de référencement;

Programme de gestion de carrière et de développement des compétences;

Programme de promotion de la santé et de mieux-être (énergie cardio, PAEF, semaine de mieux-être);

Du plaisir et des défis!

Sommaire de l’emploi

Le rôle principal du titulaire consiste à assister ses supérieurs (avocats) dans la gestion des activités du secrétariat général, soit notamment la planification, l’organisation, la préparation et le suivi des séances du conseil d’administration, l’émission des documents officiels et la rédaction de correspondances. Il participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité administrative et suggère des méthodes de fonctionnement, effectue les travaux de secrétariat général et plus particulièrement, de nature juridique. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique de l’unité administrative.

Exemples de responsabilités

-Rédige et soutient directement le personnel dans la rédaction et la préparation de leurs recommandations au Conseil d’administration;

-Prépare et coordonne la documentation et l’aspect matériel des travaux du Conseil d’administration; en rédige les avis de convocation et les procès-verbaux;

-Agit comme intervenant de première ligne pour les demandes d’accès à l’information; reçoit et analyse les demandes et tient à jour le Registre des demandes d’accès requis par la Commission d’accès à l’information;

-Effectue des recherches et analyse des documents en matière d’actes de propriété, de servitudes et des documents relatifs aux immeubles.

-Assiste son supérieur immédiat dans l’ensemble de ses fonctions;

-Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers légaux selon les normes et exigences légales en sus des aspects administratifs des dossiers;

-Prépare, dactylographie, met en forme, rédige et produit la correspondance ainsi que les documents de nature juridique à partir de textes manuscrits, sténographiés ou enregistrés au dictaphone tels que des actes de procédure civile ainsi que divers documents pour les tribunaux de droit commun et les tribunaux administratifs. Assure le suivi des dossiers par le biais de plumitifs et auprès des maîtres des rôles des différentes instances judiciaires;

-Effectue la révision finale des documents et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de la conformité aux procédures juridiques, de l’absence d’erreurs grammaticales, d’orthographe ou autre;

-Gère au quotidien et respecte rigoureusement le calendrier des délais prévus au Code de procédure civile et en assure le suivi selon les règles applicables aux procédures juridiques des différents tribunaux.  Tient à jour divers rapports, listes, registres, rôles d’audition et manuels de droit;

-Tient à jour l’agenda des professionnels desservis, fixe, déplace, confirme des rendez-vous, réunions, auditions ou autres et informe ou convoque les personnes concernées;

-Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel;

-Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs;

-Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des   réquisitions et budgets, et s’assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes;

-Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau;

-Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative;

-Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l’esprit des discussions et des décisions intervenues;

Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Profil recherché

DEP en secrétariat juridique et trois (3) années d’expérience à un poste de secrétaire juridique

* Des équivalences de formation et expériences sont reconnues

Compétences requises :

-Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit;

-Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles;

-Sens de l'organisation et de la planification; 

-Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques (notamment la suite MS Office Pro);

-Bonne connaissance des méthodes, techniques et principes de communication, d’animation de groupe et de résolution de problèmes, ainsi que du rôle des divers intervenants sociaux;

-Une expérience en droit corporatif serait un atout.

* Poste temporaire : durée indéterminée

Salaire annuel : 47 819 $ à 56 254 $

Lieu de travail : 400, boulevard Rosemont, Montréal (Québec) H2S 0A2.

Postulez maintenant!

Si un travail d’impact et un rôle clé qui permet de faire une différence au quotidien vous intéresse, postulez avant le 29 janvier 2023 en suivant le lien :  https://carriere.omhm.qc.ca/default

L’Office municipal d'habitation de Montréal encourage la diversité au sein de ses équipes et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. 

Nous remercions toutes les personnes ayant soumis une candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.