Cégep Heritage College

Description du poste

SOMMAIRE DU POSTE :

Le travail principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés aux activités de son domaine d’emploi.

TÂCHES  :

• Imprime, numérise et photocopie les travaux soumis par les professeurs et, à l’occasion, par autres départements y compris l’administration.
• Imprime, photocopie et relie des manuels.
• Reçoit et transfère les appels téléphoniques entrants.
• Aide à numériser des documents, à les convertir de ou en PDF et à les rendre interactifs. 
• Aide à communiquer des événements spéciaux au moyen d’affichages numériques et d’Omnivox.
• Établit les appels interurbains.
• Commande les fournitures de bureau.
• Assure l’entretien courant des photocopieurs et communique avec les entreprises Xerox/Ricoh lorsque des réparations doivent être effectuées.
• Veille à ce que des quantités suffisantes de papier, d'agrafes, etc. soient à la disposition des employé(e)s utilisant les photocopieurs.
• Assure l’entretien courant du télécopieur, distribue les télécopies reçues et commande du papier.
• Reçoit et distribue le courrier, pèse (au besoin) et affranchit correctement le courrier sortant.
• Reçoit les livraisons en provenance d'entreprises de messagerie externes.
• Reçoit les travaux d'étudiant(e)s, y appose un tampon et les distribue.
• Dirige les visiteurs et les étudiant(e)s vers les bureaux pertinents et fournit des renseignements au besoin.
• Vérifie périodiquement le solde de l'affranchisseuse et fait au besoin une demande d'argent pour cet appareil.
• Affecte les boîtes postales aux nouveaux professeurs en fonction de la liste fournie.
• Tient un système de classement à jour conformément au système de classification du Collège.
• Tient un inventaire à jour des fournitures de bureau.
• Signale tout problème lié à l'édifice au Service des ressources matérielles.
• Suit les procédures établies en cas d'urgence.
• Applique les lignes directrices, procédures et politiques liées au service (par exemple, les lignes directrices concernant les visiteurs, les procédures de premiers soins, etc.).
• Peut être appelé(e) à participer à des activités menées à l'échelle du Collège.
• Agit à titre de remplaçant(e) pour aider à traiter les appels liés aux livraisons.
• Utilise et aide à utiliser le système de notification publique au besoin.
• Utilise différents outils de communication pour faciliter la diffusion de certaines informations au Collège (utilisation d’Omnivox, de téléviseurs, etc.).
• Aide à l’utilisation des procédures d’urgence du Collège (premiers soins, évacuation, etc.).
• Aide les Ressources humaines lorsque cela s’avère nécessaire.
• Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES  :

AUTRES QUALIFICATIONS :

Conditions de travail

TYPE D'EMPLOI :

Remplacement temporaire à temps complet pour une période de 2 mois avec possibilité de prolongation.

HORAIRE DE TRAVAIL :

35 heures par semaine du lundi au vendredi
De 7 h 45 à 15 h 45 ou de 8 h 30 à 16 h 30

ÉCHELLE SALARIALE  :

20.76$ - 23.22$

Les candidat(e)s souhaitant postuler doivent soumettre leur curriculum vitae accompagné des documents pertinents EN LIGNE au moyen de notre site web http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.

Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler".  Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et votre lettre de présentation. 

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

N.B. : Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection.   Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.