École nationale de cirque

Description du poste

L’École nationale de cirque de Montréal est une institution d’enseignement privée sans but lucratif, d’envergure internationale. L’école nationale de cirque est une école supérieure d’art de niveaux secondaire et postsecondaire, dédiée à l’éducation et la formation d’artistes de cirque professionnels, ainsi qu’à la recherche et à l’innovation dans les arts du cirque et leur pédagogie.

 

 

Assistant(e) administratif(ve) à l’organisation scolaire

 

Description du poste

Sous l’autorité de la direction adjointe du programme collégial et de la formation continue, le titulaire du poste tient à jour les registres d’absence des étudiants et voit à ce que la procédure de gestion des absences soit appliquée. Il tient à jour également les registres d’absence du personnel enseignant et autres ressources pédagogiques, voit à combler ces absences à partir des listes de remplaçants fournies. Il produit et met à jour les documents relatifs aux horaires de cours et à la réservation des locaux.

 

Sommaire des responsabilités

 

• Reçoit les avis d’absence planifiées et non planifiées des enseignants et autres ressources pédagogiques, les transmet aux coordonnateurs appropriés et les comble à partir de la banque de remplaçants;
• Collige et compile dans les systèmes informatiques et les tableaux de gestion les informations nécessaires aux registres des absences.
• En cas d’absence d’un enseignant ou autre ressource pédagogique, informe les étudiants de son remplacement, ou bien, le cas échéant, de l’annulation du cours ou de l’activité par les coordonnateurs.
• Vérifie que les contrats des remplaçants sont en vigueur et, le cas échéant, voit à les faire régulariser par l’administration.
• Assistant(e) administratif(ve) à l’organisation scolaire
• Collige et compile au dossier de l’étudiant les déclarations d’absence signalées par le personnel.
• Produit et achemine aux étudiants les lettres d'avertissement conformément à la politique d’absence et de retards de l’école.
• Porte à l’attention des coordonnateurs appropriés les absences d’étudiants injustifiées, ainsi que des absences justifiées mais répétées;
• Collabore à la mise à jour de la politique et des procédures d’absence et de retard des étudiants.
• Effectue les suivis pour absence et maladie auprès des parents des étudiants mineurs.
• Effectue la saisie et la vérification des données pour l’élaboration des horaires dans les systèmes informatiques pertinents (ex. : CLARA, EXCEL ou autres).
• Saisie sur chiffrier électronique les horaires des enseignants et des étudiants à partir des données inscrites dans CLARA.
• Achemine aux élèves, aux enseignants et aux autres ressources pédagogiques les horaires et les feuilles de présences.
• Informe le personnel et les étudiants des changements aux horaires de cours et à l’affectation des locaux.

Exigences

• AEC en secrétariat
• 2 ans dans un milieu scolaire
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office
• Très bonne connaissance du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit
• Capacité d’organisation
• Capacité de planification
• Capacité de gestion des priorités et du temps
• Capacité d’apprentissage
• Rapidité d’exécution et esprit de synthèse
• Initiative et discrétion
• Flexibilité
• Disponibilité pour une présence à certaines activités ayant lieu les soirs et les week-ends

Conditions de travail