Humanitude ressources humaines

Description du poste

POSTE PERMANENT – 35 HEURES PAR SEMAINE – HORAIRE D’ÉTÉ À L’ANNÉE LONGUE – POSTE HYBRIDE

MUNICIPALITÉ DE SENNEVILLE – OUEST DE L’ILE-DE-MONTRÉAL

20 employés | 1 000 résidents | 8 kilomètres carrés | budget de 7 millions $ | 126 ans d’histoire… l’une des plus anciennes localités du Québec !

Vous connaissez le secteur municipal ou avez envie de le découvrir pour mettre à profit vos compétences au sein d’une municipalité qui fait la fierté de ses résidents?

Vous souhaitez œuvrer dans une municipalité à dimension humaine et attrayante qui est en pleine croissance et en mesure de vous offrir des projets stimulants et variés?

Êtes-vous une personne reconnue pour votre capacité de planifier, de gérer, d’établir des priorités et de respecter des échéanciers? Êtes-vous digne de confiance, organisée avec un haut niveau de professionnalisme?

Si vous avez répondu oui à ces questions, ce poste est pour vous!

      A propos de notre client : Municipalité de Senneville

Senneville est une petite municipalité champêtre de la pointe ouest de l’Île de Montréal qui est notamment reconnue pour la valeur historique et architecturale de son patrimoine ayant été construit par des architectes bien connus au Canada. Véritable fleuron de l’Ouest-de-l’Île, elle fait la fierté de ses résidents qui éprouvent un fort sentiment d’appartenance à la communauté. La municipalité est choyée de compter plusieurs espaces verts de grande envergure sur son territoire où les animaux sauvages peuvent vivre en toute quiétude. Parmi ceux-ci, on retrouve le parc-nature de l’Anse-à-l’Orme, l’Arboretum Morgan et le parc agricole du Bois-de-la-Roche.

La municipalité de Senneville est en pleine croissance et a entamé un important projet de construction en 2019 « Senneville-sur-le-parc » qui compte 84 lots. D’autres projets de développement sont en cours de planification dont divers projets environnementaux et patrimoniaux.

Votre rôle

Relevant de la directrice générale, vous assumez les tâches générales reliées au secrétariat corporatif de la municipalité ainsi que diverses tâches administratives pour le cabinet de la mairesse. Vous assistez également la directrice des services des affaires juridiques et greffe dans la réalisation des activités du greffe conformément aux dispositions de la Loi sur les cités et villes et autres lois qui s’appliquent.

Dans votre rôle, vous êtes appelé à gérer divers projets spéciaux dont le développement d’initiatives d’amélioration continue visant à améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts aux résidents, la création d’un système d’aide à la décision numérique et la mise en place du nouveau système de classement pour ne nommer que ceux-là. Vous travaillez en étroite collaboration avec toutes les directions concernées par les différents projets qui vous seront confiés.

Vos principales responsabilités 

     Soutien à la direction générale et au cabinet de la mairesse (50 %) :

• Rédiger et traiter la correspondance d’ordre courante (documents, mémos, courriels, convocations, lettres d’ententes, etc.) et effectuer les suivis requis.
• Assister la directrice générale et le cabinet de la mairesse dans diverses rencontres et activités générales et assurer le soutien clérical s’y rattachant dont la rédaction de comptes-rendus ou de procès-verbaux.
• Effectuer le contrôle des dossiers administratifs, surveiller les échéanciers, effectuer des rappels et voir à obtenir les informations requises dans les délais prescrits.
• Assister la directrice générale et le cabinet de la mairesse dans la constitution de dossiers prioritaires et assurer la coordination des activités et des échéanciers qui en découlent.
• Coordonner et concilier l’agenda de la directrice générale et de la mairesse et voir à l’organisation matérielle des réunions, des conseils, des comités ou des caucus. Procéder aux avis de convocation.
• Coordonner la logistique des occasions professionnelles et sociales et des déplacements requis auxquels la directrice générale et le cabinet de la mairesse doivent assister.
• Préparer, rédiger, réviser et corriger des communications et divers textes en français et en anglais tout en assurant une présentation impeccable. Effectuer parfois la traduction sommaire de documents.
• Préparer ou réviser des présentations PowerPoint.
• Maintenir le classement et l’archivage des documents légaux et administratifs.
• Être responsable de la qualité documentaire.
• Travailler de concert avec la direction des finances et participer au montage de dossiers pour obtenir du financement.
• Accueillir les personnes se présentant à l’hôtel de Ville qui désirent s’entretenir avec la directrice générale ou la mairesse.

      Soutien au greffe (50 %) :

• Participer à la rédaction et à la révision de règlements municipaux ou encore des avis publics exigés par la loi.
• Assurer la préparation des documents nécessaires au bon déroulement des séances ordinaires et extraordinaires du conseil municipal et collaborer ou faire les publications sur le support approprié pour le conseil sans papier et pour le public dans les délais prescrits.

• Rédiger des procès-verbaux. Participer ou encore effectuer le suivi des résolutions et règlements adoptés en séance du conseil.
• Participer à la publication de l’ordre du jour et des règlements qui seront traités lors des assemblées du conseil municipal et effectuer la mise à jour des documents sur le site Internet selon le cas.
• S’assurer que les informations relatives aux décisions, aux résolutions et aux règlements adoptés par le conseil municipal soient accessibles sur le site Internet.
• Réviser différents documents juridiques (protocoles, ententes, cahiers de charges) ou encore participer à la rédaction de ceux-ci.
• Effectuer le suivi des demandes d’accès à l’information et s’assurer du respect des délais.
• Participer et coordonner l’implantation du plan de classification et du calendrier de conservation des documents.
• Assister au besoin la directrice des services des affaires juridiques et greffe en effectuant le suivi des dossiers d’ordre légal avec les collaborateurs externes.
• Cette description n’est pas limitative et contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche demandée par la direction générale ou par le cabinet de la mairesse.

     Votre profil

     Formation académique 

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) ou universitaires en droit, en administration ou tout autre domaine connexe.  
• Toute combinaison d’études et d’expériences pourra être considérée.

Exigences

Expériences professionnelles et autres exigences

• Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience dans le secteur municipal (un atout).
• Expérience dans le domaine légal (un fort atout).
• Habiletés démontrées à utiliser des outils et technologies pour mettre en place un système de classement effectif et d’archivage électronique qui respectent les normes.
• Excellente maîtrise des programmes de la suite Microsoft Office avec une aisance marquée en Excel et PowerPoint.
• Bilinguisme, français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Compétences

• Autonomie.
• Esprit d’équipe développé.
• Bon sens du jugement.
• Pragmatisme.
• Souci du détail. Rigueur.
• Sens de l’organisation et des priorités.
• Capacités rédactionnelles et communicationnelles.
• Tact et diplomatie. Sens politique.
• Sens de l’initiative.

Conditions de travail

• Poste permanent. Entrée en fonction souhaitable en mai-juin 2023

• Rémunération concurrentielle (selon l’expérience qui sera évaluée en fonction de critères spécifiques)

• 35 heures par semaine. Heures d'été à l'année longue (vendredis se terminent à 12 h). Disponibilités occasionnelle à l'extérieur des heures de bureau pour répondre aux urgences.

• Semaines de vacances. Congés de maladie. Congés mobiles. 13 congés fériés.

• REER : 7 % employeur / 7 % employé, une fois la probation terminée

• Programme complet d'assurances payé 100 % par l'employeur (prime individuelle, incluant invalidité longue durée)

• Frais de téléphone portable payés

• Télétravail possible en fonction des priorités de l'organisation. L'intégration du poste se fera en présentiel