HEC Montréal

Le ou la coordonnateur.rice – expérience académique collabore à la planification, à l’élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de la programmation de l’expérience académique des étudiants et étudiantes du programme de MBA. De plus, elle maintient de bonnes relations d’affaires avec la communauté, tant au niveau des professeurs, des étudiants, des diplômés, des entreprises ou des services et personnes de HEC Montréal.  

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :  

Expertise académique

• Évalue les besoins et élabore la programmation des activités académiques en fonction des objectifs ciblés :
  • Détermine les priorités des projets à réaliser, planifie les différentes étapes pour chacun des projets et coordonne la programmation des activités académiques.
• Assure une veille fondée sur les capacités d’analyse, d’anticipation, de planification et d’organisation et tient un échange fluide et efficace des informations et un avancement agile des activités et projets :
  • Procède à une analyse régulière des activités académiques pour assurer une cohérence et la qualité de l’ensemble de la programmation
  • Mise en place de mécanismes de contrôle et d’évaluation des résultats et en étudie les écarts (tableaux de bord, indicateurs de performance, etc.)
  • Propose des solutions et s’assure d’implanter des mesures correctives appropriées aux problèmes qui peuvent nuire à l’avancement des projets
  • Assure un système de communication clair et efficace et entretient une relation étroite avec les professeurs du programme MBA ainsi qu’avec les coordonnateurs de modules et les différents partenaires externes

Mise en œuvre des actions

• Joue un rôle actif dans le rayonnement du programme en créant du contenu pour les divers canaux de communications en collaboration avec différents directions et services :
  • Analyse la pertinence du contenu
  • Propose des contenus et messages adaptés aux cibles de clientèle (images, publications et courriels)
  • Prépare et met à jour différents documents de références ou de sollicitation, guides, dépliants, tant pour les étudiants, les professeurs que pour les entreprises.
• Prépare et anime des séances d’information en langue anglaise ou française à l’intention des étudiants pour expliquer le déroulement des différentes activités du programme, ainsi qu’à l’intention des professeurs pour les consulter et informer des avancements de projets.
• Planifie et organise les événements qui mettent en valeur les connaissances scientifiques du corps professoral destinées aux divers membres de la communauté MBA et voit à l’organisation logistique de différents événements :
  • Effectue la réservation d’espace, location de matériel, embauche de personnel contractuel, convocation et confirmation, lien et suivi auprès des différents intervenants internes et externes (ex. : Service de l’audiovisuel, Coop HEC, musiciens, traiteur), etc.

Projets de consultation

• En collaboration avec le Bureau des stages effectue la promotion et la sollicitation de projets de consultation et de stages pour les étudiants du MBA auprès d’entreprises, participe au développement du projet en collaboration avec l’entreprise et s’assure que les exigences du programme sont respectées. Rédige l’entente contractuelle lorsqu’applicable et obtient les signatures requises.
• Procède à l’affichage des mandats obtenus et à l’attribution de ceux-ci auprès d’une équipe d’étudiants.  Sollicite et attribue les mandats à des professeurs qui verront au bon déroulement du projet.
• Effectue le suivi des projets : correspondance, lettres de remerciements, formulaire de satisfaction, facturation, etc.

Relations avec les diplômés

En collaboration et sur une base de concertation en continu avec la Direction Fondation et relations des diplômés :

• Maintient des relations privilégiées avec les diplômés actuels et potentiels ainsi qu’avec les commanditaires et agit avec eux à titre de personne-ressource.  S’assure de la visibilité et du contenu approprié de l’information des commanditaires auprès de la communauté des diplômés.
• Effectue les recherches nécessaires au suivi des cheminements de carrière des diplômés du programme MBA de HEC Montréal; souligne les promotions professionnelles de façon appropriée.
• Établit et maintient un réseau de contacts avec les diplômés du programme de MBA de l’École; les tient informés de l’évolution du programme de MBA, des activités de l’École et des services qui leur sont offerts, entre autres par la rédaction et l’envoi périodique de bulletins d’information.

Promotion du programme de MBA

• Participe à la tenue des séances d’information sur le programme, se tient au courant des pratiques et des tendances relatives à son secteur de travail et fait des recommandations sur de nouveaux classements auxquels l’École pourrait participer.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou requise par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.