Effigis

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 2 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Réceptionniste chez Effigis
Leader en solutions géospatiales novatrices!
 
Reconnue pour son leadership dans le domaine de la géomatique, Effigis offre depuis 1991 des solutions géospatiales novatrices, services en observation de la Terre, relevés d’infrastructures, surveillance des réseaux de télécommunication, logiciels GNSS, études géologiques : nous proposons à nos clients un guichet unique pour tous leurs besoins en géoinformation.
 
Nous sommes aussi un employeur de choix et nous misons sur le développement et le bien-être de nos employés. Derrière l’entreprise se trouve une équipe multidisciplinaire de plus de 150 professionnels et techniciens chevronnés. Géomaticiens, ingénieurs, informaticiens, arpenteurs-géomètres et géographes, leur talent et leur passion sont la clé du succès d’Effigis.
 

 
Réceptionniste
 
Poste : Permanent, temps plein
Lieu : Montréal, travail en présentiel
Date : Mi-mai 2022
 
Description du poste
 
Sous la responsabilité de la Vice-présidente finances et administration, vous assurez l’interface entre  la clientèle et l’entreprise tant par votre accueil que par différentes formes de communications.
 
Vos responsabilités seront les suivantes :
 
Réception
  • Accueillir les visiteurs à la réception de l’entreprise;
  • Récupérer la boîte postale quotidiennement et acheminer le courrier aux responsables concernés;
  • Recevoir les courriels/fax et les acheminer quotidiennement aux responsables concernés;
  • Numériser, photocopier, imprimer, boudiner et laminer des documents;
  • Classer et archiver des documents papiers et numériques;
  • Supporter les employés pour les réservations de salles dans Outlook;
  • Procéder aux réservations de dîners d’affaires;
  • Assurer la gestion d’inventaire et l’approvisionnement de fournitures de bureau;
  • Expédier des envois postaux;
  • Modifier des documents avec Adobe Acrobat PRO;
  • Créer des affiches et étiquettes (Avery) pour les besoins de l’entreprise;
  • Répondre aux demandes ponctuelles en bureautique (compilation de données dans des tableaux Excel, saisies de données dans le système comptable);
  • Saisir les paiements effectués avec la carte de crédit corporative;
  • Saisir les bons de commande dans SAP pour les achats effectués auprès de fournisseurs (papeterie, café, produits d’entretien);
  • Saisir certaines factures fournisseurs dans le logiciel SAP;
  • Supporter l'équipe des services partagés (Finances, Marketing, RH, TI);
  • Toutes autres tâches connexes,
Service au bâtiment
  • Gérer les locaux et la relation avec le gestionnaire de l'immeuble;
  • Coordonner les réparations des équipements de bureau avec l’équipe de Services;
  • Assurer un environnement sécuritaire des locaux;
  • Gérer les trousses de premiers soins;
  • Gérer l’entretien annuel des extincteurs, système d'alarme feu etc;
  • Gérer et entretenir le coin café, les distributeurs d’eau, la cuisine etc.;
  • Gérer l’inventaire des produits d’entretien des locaux;
  • Tenir à jour le registre des clés, des cartes d'accès et des projecteurs.
Expédition
  • Expédition et réception de colis;
  • Gérer les comptes des transporteurs FedEx, DHL, Purolator, USP;
  • Préparer des documents de transport (étiquette, facture commerciale, certificat d’origine, déclaration d’exportation CERS et déclaration d’expéditeur pour MD);
  • Suivi et résolution de problèmes lors du dédouanement;
  • Effectuer des réclamations auprès des transporteurs lors de la perte d’un colis.
 
Exigences
 
  • Détenir un diplôme d’études secondaires
  • Un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un emploi similaire est un atout
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et Adobe Acrobat
  • Posséder une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Posséder une bonne maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Posséder les qualités suivantes : aptitudes pour le service à la clientèle, diplomatie et entregent,  rigueur et autonomie.
 
Effigis offre à ses employés permanents une gamme d’avantages :
 
  • Assurances collectives
  • Horaire de 35 heures par semaine (8h30 à 16h30)
  • Formation et développement professionnels
  • Remboursement partiel d’activités physiques
  • Congés rémunérés, incluant la période des Fêtes
  • Bar à café, panier de fruits et viennoiseries hebdomadairement
  • Remboursement partiel de la carte Opus et accès facile aux transports en commun
  • Stationnement de vélo et douche sur place
  • À proximité de centre de conditionnement physique, terrains de sport, restaurants, épicerie et autres services
 
Pour postuler
 
Veuillez postuler par courriel : [email protected]
 
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.