Cégep Heritage College

Description du poste

SOMMAIRE
Le rôle principal et habituel de l’employé(e) de cette classe d’emploi consiste à accomplir, selon des méthodes et procédures bien établies, un ensemble de tâches administratives de nature relativement complexe essentiellement reliées aux achats et aux ressources matérielles.

L'employé(e) reçoit toutes les demandes faites auprès du Service des ressources matérielles par des enseignant(e)s, des membres du personnel, des étudiant(e)s et des personnes de l’extérieur. Il ou elle communique la demande d’exécution des activités à l'équipe de maintenance et de sécurité afin de s’assurer du suivi en temps utile.

L’employé(e) aide, au besoin, la Technicienne en administration responsable des achats à effectuer des opérations comptables de nature relativement complexe qui portent notamment sur la vérification des données inscrites sur les factures, les bons de commande et les bons de livraison; il ou elle confronte les pièces et, si nécessaire, il ou elle les clarifie ou en rectifie la teneur en s’assurant du respect des normes et des procédures. Il ou elle codifie les dépenses et les identifie par service ou par catégorie. 

De façon générale, il ou elle tient à jour les divers dossiers et registres concernant le travail accompli, effectue la correspondance inhérente à son travail et peut se voir confier un travail relativement spécialisé.

TÂCHES 
Service des ressources matérielles

• Répond aux divers appels, courriels et demandes concernant le Service des ressources matérielles, en utilisant des différents outils pour faire un excellent suivi.
• Envoie les demandes de travaux faites par les membres du personnel et les enseignant(e)s à l’équipe de maintenance.
• Traite les demandes d’accès (clés ordinaires ou à puce), obtient si nécessaire les autorisations appropriées, tient à jour le registre et assure la distribution des différents moyens d’accès.
• Tient à jour les rapports et les horaires des agents de sécurité.
• S’occupe de l’armoire à fournitures de bureau du Service des ressources matérielles ainsi que des demandes de fournitures urgentes faites par d’autres employé(e)s.
• Fait le suivi des demandes relatives à la maintenance et à la sécurité des bâtiments les fins de semaine et pour toutes les activités régulières et spéciales.
• Tient à jour les paiements effectués au département et les transmet quotidiennement au Service des finances.
• Tient à jour les divers documents et systèmes de classement du Service des ressources matérielles.

Stationnement

• Reçoit et traite toutes les demandes d’achat de permis de stationnement.
• Communique à l’ensemble du personnel et des étudiant(e)s les renseignements relatifs au stationnement.

Location d’installations

• Reçoit et traite toutes les demandes internes et externes de locations de salles non liées aux salles de cours.
• Prépare les formulaires de contrat de location.

Service de blanchissage

• Reçoit et traite toutes les demandes, le ramassage et la livraison de linge de maison des différents services.
• Voit à faire nettoyer à sec le linge de maison.

Tâches générales

• Tape des lettres, des documents et des comptes rendus en respectant les procédures en vigueur au Collège, et formate différents formulaires nouveaux et révisés.
• Organise toutes les réunions au sein du service.
• Tient à jour les informations en utilisant les différents outils ou systèmes utilisés pour coordonner le travail au sein du service (calendriers Outlook, Teams, Interal).
• Organise toutes les locations de voitures et camionnettes pour les membres du personnel.
• Conserve et met à jour les archives du Service des ressources matérielles.
• Aide au besoin la Technicienne en administration.
• Exécute au besoin toute autre tâche connexe.

Exigences

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Doit posséder au moins un (1) an d’expérience pertinente.
• Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Doit absolument posséder de l’expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office.

AUTRES QUALIFICATIONS

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler avec un minimum de supervision et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des délais et de produire des résultats précis.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit être capable de fournir un excellent service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.
• Des compétences pratiques liées aux Services des ressources matérielles seront considérées comme un atout.

Conditions de travail

35 heures par semaine

Du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (ou autre horaire proposé)