Cégep Heritage College

Description du poste

POSTE
Technicien(ne) en administration (Remplacement temporaire à temps complet pour une durée d’un an, ou jusqu’au retour du titulaire du poste.) (2ième affichage)

NUMÉRO DE CONCOURS
C20-21-SS-16 

CATÉGORIE
Soutien

DÉPARTEMENT
Services aux étudiants

DATE DE DÉBUT
À déterminer

SOMMAIRE
Relevant de la Registraire, le ou la Technicien(ne) en administration accomplit différent types de tâches techniques de nature administrative reliées aux services aux étudiants (enseignement régulier et formation continue).

Dans le domaine de l’organisation scolaire, il/elle participe aux processus techniques reliés à l’admission, à l’inscription, à la confirmation des cours, à la gestion des dossiers des étudiants et des fichiers informatisés ou à d’autres tâches administratives.

Dans le domaine des ressources financières, il/elle recueille, analyse et traite des données ou des informations en vue d'aider à la préparation du budget et à la production des états financiers ainsi qu’aux achats. Il/elle participe au contrôle journalier du processus budgétaire. Il/elle fera partie de l’équipe qui aide le personnel et les usagers dans le département des Services aux étudiants.

TÂCHES
Admission/Inscription
- Effectue les opérations et les transmissions reliées aux admissions et aux inscriptions.
- Fait le suivi de la validation.
- S’assure que tous les dossiers des étudiants sont exacts. 
- Ouvre le dossier des étudiant(e)s dans la base de données des étudiants. 
- Si nécessaire, fournit une aide durant le processus de vérification. 
- Tient la Registraire et le Directeur des services aux étudiants informés en fournissant différents rapports, à savoir les processus d’admission ou d’inscription des étudiant(e)s, les frais impayés et/ou d’autres documents connexes.
- Demande les codes permanents dans CLARA.

Communications
- Communique de diverses façons avec les étudiant(e)s selon les besoins.
- Fait les demandes de remboursement (CLARA).
- Transmet les lettres types en vue de leur approbation et signature par la Registraire (CLARA).

Dossier des résidents du Québec
- Applique les règles du MES en se basant sur les renseignements fournis.
- Recueille et vérifie les documents.
- Assigne le code approprié dans CLARA.
- Tient la Registraire informé du statut de résidence des étudiants.

Banques de données du Ministère
- Demande les rapports, en fait la vérification et les corrige au besoin, à savoir Socrate, Charlemagne, SYSEC, ARIANE, etc.

Transmission
- Transmet toutes les données requises dans CLARA en se basant sur le calendrier d’exploitation du Ministère, à savoir Socrate, SYSEC, etc.

Retrait des étudiants
- Vérifie le statut des étudiants dans CLARA et calcule le remboursement approprié, à savoir les cours non crédités. 
- Prépare et demande les remboursements.

Notes finales
- Imprime et transmet les rapports concernant des notes non soumises à la Direction des études.
- Fait le suivi avec le corps enseignant concernant les notes IT et les IN.
- Entre les notes dans CLARA.

Graduation/ SYSEC (Système de sanction des études collégiales)
- Transmet, révise et corrige toutes les informations reliées aux «Objectifs et standards atteints » (OSA).
- Exécute des simulations d’AEC pour chaque étudiant, une fois que les notes de fin de session sont reçues.
- Fournit le rapport des AEC refusés à la Registraire pour correction de la grille du programme ou confirmation que les étudiant(e)s n’obtiendront pas leur diplôme.
- Transmet la certification des AEC au SYSEC.
- Porte les erreurs à l’attention de la Registraire.
- Fournit des copies du rapport des AEC délivrés au Secrétaire du Conseil d’administration, etc.

Tâches liées aux services financiers
 - Participe au processus d'élaboration du budget.
- Détermine la ventilation des budgets pour les projets qui chevauchent deux exercices financiers.
- Calcule le financement du MEES que génèrent les activités.
- Assure les révisions budgétaires en fonction des nouveaux renseignements disponibles.
- Prépare des simulations de financement au besoin.
- Calcule les montants des recettes en fonction des données financières fournies.
- Calcule les coûts liés aux programmes et aux cours en fonction des renseignements fournis.
- Tient à jour les renseignements liés aux différents types de contrat, à savoir contrats de formation, contrats avec des partenaires économiques du Collège.
- S’assure de la facturation des activités donnant lieu ou non à un crédit.
- Gère les comptes débiteurs liés aux projets d'Emploi Québec :
      o Calcule la ventilation des montants des contrats.
      o Met à jour les feuilles de calcul des comptes débiteurs.
      o Prépare les écritures de journal permettant d’entrer les comptes débiteurs.
      o Prépare les factures liées à des dépenses précises en les accompagnant des pièces justificatives.
      o Fait le bilan financier en fonction des divers comptes du bilan.
- Procède à la fermeture annuelle des comptes du bilan.
-Recueille des renseignements financiers afin d’aider à la préparation des états financiers annuels et trimestriels, des financements à long terme, etc.
- Fournit des rapports au Directeur des services financiers.
- Conçoit au besoin les feuilles de calcul et les formulaires.
- Vérifie et applique les codes budgétaires.
- Prépare au besoin les dépôts.
- Reçoit les paiements et émet les reçus.
- Prépare la conciliation des comptes de divers dossiers, à savoir SPOC-RFA, frais de scolarité des étrangers et des non-résidents du Québec, congés autorisés prévus ou différés d’enseignant(e)s ou d’autres employé(e)s, vacances payées à la fin de l’exercice financier, allocations à payer pour le FABES, etc.

Autres tâches connexes
- Conseille les agents de soutien administratif dans l’exécution de leurs tâches.
- Effectue au besoin d’autres tâches connexes.
- Aide au fonctionnement général du bureau

Exigences

QUALIFICATIONS MINIMALES
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en Administration ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
- Posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
- Une expérience dans l'utilisation des logiciels Microsoft Office est essentielle

Profil recherché

AUTRES QUALIFICATIONS
- Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
- Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
- Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
- Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
- Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
- Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
- Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

 

Les candidat(e)s souhaitant postuler doivent soumettre leur curriculum vitae accompagné des documents pertinents EN LIGNE au moyen de notre site web http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.

Au-dessus de l'affichage, cliquez sur "Postuler". Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et lettre de présentation.

Veuillez noter que seules les demandes en ligne seront prises en considération.

N.B. : Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.

DÉBUT DU CONCOURS :
Le 1 juin 2021

CLÔTURE DU CONCOURS 
Le 14 juin 2021
 

Le Cégep Heritage College souscrit à l’accès à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi, et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Conditions de travail

EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3

TYPE D’EMPLOI
Remplacement temporaire à temps complet pour une durée d’un an, ou jusqu’au retour du titulaire du poste.

HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine Du lundi au vendredi de 8 h à 16 h

SALAIRE
De 22,23 à 29,05 $ de l’heure