Cégep Marie-Victorin

  • Salaire : De 37368$ à 41796$
  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 1 an
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Agente ou agent de soutien administratif, classe I (accueil - bilingue) - Cégep Marie-Victorin
Ici, c'est inspirant!
 
Situé au nord-est de Montréal, le Cégep compte près de 600 employés, en moyenne 4 000 étudiants au secteur régulier et 3 900 personnes inscrites à la Formation continue et au Service aux entreprises qui gravitent dans un site pavillonnaire formant une véritable cité étudiante. Le Cégep a à cœur la réussite de ses étudiants et axe toutes ses actions en ce sens. On y trouve à l'enseignement régulier, 6 programmes préuniversitaires, 6 doubles DEC et 9 programmes techniques.
 
Depuis plus de trente ans, le secteur de la Formation continue offre la plus grande diversité de programmes au Québec dans plusieurs secteurs. Ses compétences en analyse des besoins et en développement de programmes, tout comme sa position de leader en reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) font sa renommée.
 
Le Cégep Marie-Victorin offre un milieu de travail stimulant, humain et dynamique où le personnel s'engage fièrement et activement dans la réussite éducative des étudiants. Joignez-vous à notre équipe dès maintenant!
 

 
Agente ou agent de soutien administratif, classe I – 2e affichage
 
Sommaire de l'emploi
 
La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
 
Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège. Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités. Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda.
 
Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires. Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège. Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies. Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
 
Principales responsabilités

De façon plus spécifique la personne :
  • inscrit les participants à des sessions de formation non créditées et en assure le suivi;
  • répond au téléphone, par courriel ou en personne aux questions des participants intéressés à suivre une formation non-créditée et fournit les réponses en adoptant une approche qui favorise le maintien de l’intérêt des participants;
  • est responsable des dossiers des étudiants et participants (attestations, relevé de notes, cumul des unités d'éducation continue, horaire, synthèse d'évaluation de session, etc.) et en assure le suivi;
  • assure la logistique pour les activités de formation ou toute autre activité organisée par l'unité administrative;
  • prépare et voit à l'impression et la distribution du matériel pédagogique pour les formations à l'intérieur et à l'extérieur de l'unité administrative;
  • assure la mise en page, la relecture, la rédaction, l'adaptation et la conception de divers documents pour l'ensemble des secteurs;
  • participe et assure le suivi des envois personnalisés et les envois massifs afin de respecter les échéanciers;
  • participe aux activités de service à la clientèle, administratives et de secrétariat des secteurs de l’unité administrative;
  • s'assure de recueillir diverses statistiques (provenance des appels, évaluation des formations, etc.) et produit des rapports;
  • établit et tient à jour les procédures en lien avec ses tâches;
  • effectue l'archivage des dossiers de l'unité administrative et fait le suivi auprès de la personne responsable. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences

Scolarité et expérience
  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Exigences particulières (Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et entrevue) :
  • Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle;
  • Très bonne capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs dossiers en même temps;
  • Très bon sens de l’organisation et rigueur;
  • Très bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir le test de français de niveau II);
  • Bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
  • Bonne connaissance de la langue anglaise (parlée et écrite);
  • Connaissance de la messagerie Outlook est un atout;
  • Être en mesure d’utiliser convenablement le progiciel de gestion des activités pédagogiques de la SRIC, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s’avère nécessaire.