Polytechnique Montréal

Description du poste

Offre d'emploi de Conseiller aux étudiants - Polytechnique de Montréal
L’un des plus importants établissements de formation et de recherche en génie au Canada
 
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.
 

 
SECRÉTAIRE DE DIRECTION (Poste temporaire)
SERVICE DES COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES ET BUREAU DU 150e
 
Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.
 
Sommaire de la fonction
 
La personne recherchée assiste l'équipe du Service des communications et des relations publiques ainsi que du Bureau du 150e dans l'accomplissement de leur mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du Service.
 
Principales responsabilités
 
  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
  • A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
  • Effectue le suivi des décisions prises par l'équipe de direction et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;
  • Prend les dispositions relatives à l'agenda des membres de l'équipe de direction. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, en fait le suivi et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence des membres de l'équipe aux différents rendez-vous;
  • Reçoit, filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir informé un membre de l'équipe de direction;
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents;
  • Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels que les affichages, les embauches, les mouvements de personnel, les demandes de congés et les absences. Prépare les différents formulaires administratifs requis et fait la mise à jour des informations qui en découlent;
  • Participe à la tenue à jour du suivi budgétaire. Compile, enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses. Sur réception des relevés budgétaires périodiques, compare les résultats avec les pièces justificatives. Relève les erreurs et avise le personnel concerné. Complète les chiffriers budgétaires deux (2) fois par année en collaboration avec sa supérieure;
  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers; réalise le classement des dossiers de sa supérieure selon le système d'archivage institutionnel;
  • Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.;
  • Peut être appelé à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.
  • Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente. 
  • Maîtriser la langue française (parlée et écrite) et posséder une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
  • Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Conditions de travail

  • Rémunération: Classe 8 (taux horaire de 25,94$ à 33,83$)
  • Statut: Temps complet - 35 heures par semaine
  • Durée du mandat: 3 ans (à titre indicatif)
 
Pour postuler

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER EN LIGNE".
 
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 8 octobre 2020, à 17 h.
 
Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.