Polytechnique Montréal

Description du poste

Offre d'emploi de Conseiller aux étudiants - Polytechnique de Montréal
L’un des plus importants établissements de formation et de recherche en génie au Canada
 
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.
 

 
AGENTE, AGENT AUX DOSSIERS ACADÉMIQUES (Poste régulier)
DÉPARTEMENT DE GÉNIE INFORMATIQUE ET GÉNIE LOGICIEL
 
Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.
 
Sommaire de la fonction
 
Sous la supervision de la coordonnatrice aux affaires académiques, le titulaire assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement des étudiants de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.
 
Principales responsabilités
 
  • Assure l'accueil des étudiants de niveau baccalauréat au département et joue un rôle-conseil dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, au choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les intervenants concernés à l'école afin de soutenir de façon optimale, les étudiants dans leur situation;
  • Accueille les candidates et les candidats aux études supérieures du département, les assiste dans leurs démarches, s'assure que leur plan d'étude soit conforme et les dirige vers les personnes concernées au besoin. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses. Prépare les documents requis pour les soutenances de thèses et de mémoires et assure le suivi avec toutes les personnes concernées;
  • Collabore à l'organisation de l'enseignement. Assure à cette fin, la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'analyse de cours, aux plans de cours, aux statistiques sur la clientèle, aux plans triennaux et autres besoins particuliers (salles, horaires et logiciels). Effectue la vérification des listes de cours et du projet d'horaire maître. Distribue les questionnaires d'évaluation de l'enseignement;
  • Collabore aux activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des chargés de cours, chargés de laboratoires et auxiliaires d'enseignement. Prépare les contrats respectant les politiques et conventions en vigueurs;
  • Participe à la gestion des évaluations et des examens. Assure, à cette fin, la saisie des notes, la mise en page, l'obtention des signatures et le suivi des absences motivées. Coordonne les examens différés avec les professeurs et les étudiants;
  • Tient à jour la banque de données d'aide financière BSFD, prépare et vérifie les demandes;
  • Collabore avec la coordonnatrice aux affaires académiques et les responsables de programmes, à l'implantation et le suivi du processus d'amélioration des programmes de la formation d'ingénieur et de leur agrément par le Bureau canadien d'agrément des programmes de génie (BCAPG). Accompagne les professeurs et les maîtres d'enseignement dans ce processus et produits les divers rapports à partir de données pertinentes;
  • Collabore à l'organisation de différentes activités départementales telles que : portes ouvertes, recrutement étudiants, visite de laboratoires, accueil des étudiants, projets intégrateurs, etc.;
  • Participe à des rencontres à caractère administratif, fait des suggestions, prend note des décisions et donne les suites appropriées;
  • Produit, sur demande, des statistiques ou relevés de données relatifs à son travail. Effectue la saisie et le traitement de textes et de données telles que lettres, rapports, tableaux statistiques et formulaires administratifs. Utilise les logiciels en usage;
  • Initie d'autres employés dont le travail est relié aux dossiers académiques;
  • Assume la responsabilité d'un système de classement et d'archivage, selon les politiques;
  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.
  • Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente. 
  • Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique). 
  • Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH-Gestionnaire des analyses de cours.
  • Maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit.

Conditions de travail

  • Rémunération: Classe 8 (taux horaire de 25,94$ à 33,83$)
  • Statut: Temps complet - 35 heures par semaine
 
Pour postuler

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER EN LIGNE".
 
Date limite de soumission des candidatures : mercredi 30 septembre 2020, à 17 h.
 
Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.