PME MTL Centre-Est

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 3 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Sous l’autorité de la direction générale et dans le respect des limites autorisées, l’adjoint administratif coordonne ou exécute des tâches reliées au secrétariat, à l’administration et à la comptabilité dans le but d’optimiser l’administration de l’organisme et le déroulement des activités. Il ou elle soutient la direction générale et l’équipe de travail dans la planification et la réalisation de leurs activités. 
Ce poste demande de la discrétion et requiert, en plus de la maîtrise du français et des techniques de bureautique, tact, entregent et courtoisie, sens de l’organisation et initiative.

TÂCHES: 
Service à la clientèle 
 Accueille les visiteurs 
 Répond aux demandes d’information générale 
 Forme et encadre le bénévole ou stagiaire à la réception et compile les heures de bénévolat effectuées.

Coordination et gestion de l’information 
 Dépouille, distribue et traite, selon le cas, le courrier entrant par voie électronique et par la poste 
 Prépare et voit à l’expédition du courrier sortant selon le moyen approprié. 
 Prépare et envoie les documents requis pour la reddition des comptes auprès des bailleurs de fonds 
 Rédige la correspondance administrative. 
 Assure les communications internes (comptes rendus, invitation réunions, notes, etc.). 
 En collaboration avec les membres de l’équipe, corrige et met en page les lettres officielles, rapports et autres documents.

Soutien à la comptabilité et à la gestion financière 
 Tient à jour le registre des dépenses de la petite caisse avec les pièces justificatives et effectue l’approvisionnement. 
 Reçoit les chèques à être encaissés et les conserve dans un endroit sûr; prépare et effectue les dépôts à la banque à la fin du mois. 
 Prépare et envoi les factures autres que pour les accompagnements-transports (location salle, SAB, etc.). Effectue le suivi des paiements. 
 Enregistre dans le logiciel comptable les comptes à recevoir, les factures des fournisseurs et les remboursements des bénévoles. Émet les chèques et procède aux envois. Enregistre les dépôts effectués et les paiements faits par AccèsD Affaires. 
 Procède à la réconciliation bancaire à la fin du mois. 
 Traite la paie des employés sur la plateforme EmployeurD et dans SAGE. 
 Effectue le classement des pièces comptables en conformité avec les règles établies par l’organisme et les exigences des normes comptables. 
 Participe à l’élaboration du budget annuel. 
 Fournit au vérificateur les pièces justificatives pour la vérification financière annuelle.

Gestion administrative 
 Avec la direction générale, dresse un calendrier des divers échéanciers liés à l’administration (envoi demandes de financement, réclamation des taxes, déclarations diverses, etc.) et fais le suivi. 
 Assiste la direction générale dans la relation et les activités avec le conseil d’administration. 
 Compile les statistiques et rempli les formulaires de demandes de subventions avec la direction générale ainsi les mises à jour des profils, évaluation ou sondages venant des partenaires et regroupements. 
 Prépare les contrats divers, ententes de subventions ou autres documents officiels avec direction générale. 
 Rédige et met à jour les politiques et les procédures en collaboration avec le responsable concerné 
 Garde à jour la liste des mots de passe des différents accès qui lui sont autorisés. 
 Fait le suivi des ententes de service entre l’organisme et ses fournisseurs. Surveille l’exécution des contrats relatifs à l’entretien de l’immeuble. 
 Conçoit et tient à jour un manuel de procédures administratives du poste. 
 Accomplit, sur demande et dans la mesure de ses compétences, toute autre tâche connexe à la fonction.

Organisation et logistique 
 Gère le calendrier d’occupation de la salle de réunion (réunion, activités, location), prépare le contrat de location et assure le lien avec le locataire. 
 Tient à jour l’agenda commun de l’équipe et de la direction générale. 
 Assume la logistique des réunions. Sur demande, prend des notes et rédige un procès-verbal ou un compte rendu, selon le cas. 
 Assume la logistique de l’assemblée générale et des activités avec les membres ou bénévoles en collaboration avec le responsable concerné comprenant l’envoi des convocations ou invitations, relevé des présences, préparation des équipements, duplication de la documentation, mise en place et rangement. 
 Voit au bon fonctionnement des équipements de bureau et de sécurité. Effectue le changement de disque amovible pour la sauvegarde journalière des données sur le serveur. Coordonne les interventions des techniciens extérieurs lorsque requis. 
 S’assure de la disponibilité des fournitures de bureau et d’entretien.

Assistance à l’admission et à la gestion des membres 
 En collaboration avec le responsable du soutien aux organismes, crée les dossiers des membres dans la base de données, numérise les documents reçus et les classe. 
 Vérifie les contacts et les accès à la zone des membres. Envoie les avis de renouvellement et traite les réponses. 
 Regroupe les commandes des organismes membres pour la SAB. Répartis les articles reçus selon les commandes et coordonne la livraison avec un bénévole.

Exigences

QUALITÉS PERSONNELLES ET PROFESSIONNELLES: 
 Discrétion, jugement, honnêteté. 
 Courtoisie, entregent. 
 Initiative et autonomie. 
 Méthode et sens de l’organisation. 
 Polyvalence, débrouillardise et souplesse devant la diversité des tâches (capacité à gérer plusieurs tâches à la fois). 
 Être à très à l’aise dans l’interaction par téléphone et courriel et avoir un intérêt marqué pour la planification. 
 Croyance en la valeur du bénévolat.

EXIGENCES MINIMALES: 
 DEC en secrétariat ou en bureautique, AEC – programme d’adjoint administratif. 
 Trois (3) années d’expérience pertinente, selon le diplôme à l’appui de la candidature. Une expérience de travail supérieure peut compenser une scolarité moindre et vice-versa. 
 Expérience et habileté pour les communications téléphoniques et par courriel. 
 Savoir utiliser un ordinateur en réseau et les techniques de bureautique courantes pour communiquer, produire et gérer des documents; savoir effectuer des recherches sur Internet et manipuler un tableur et une base de données. Maîtriser Windows, Outlook et la suite Ms Office professionnel. 
 Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit. 
 Anglais fonctionnel.