CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal

Description du poste

La personne titulaire de ce poste exerce un rôle de soutien administratif et de collaboration auprès de la présidente-directrice générale adjointe (PDGA) et de son équipe de gestion. Elle analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement des services. Elle assure la gestion du personnel administratif du bureau de la présidente-directrice générale adjointe et effectue des travaux reliés à la gestion financière, à l’organisation du travail, à l’approvisionnement et à la planification de travaux complexes relatifs à ses fonctions. 

Elle assure l’ensemble des travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat dans le respect des normes graphiques et d’affichage de l’organisation. Elle gère les courriels et l’agenda de la PDGA. Elle voit également aux relations internes et externes du bureau de la présidente-directrice générale adjointe ainsi qu’à la circulation des informations, le tout dans le respect des règles de confidentialité établies.

Responsabilités générales :

  • Assurer de façon autonome le suivi de certains dossiers du bureau de la PDGA.
  • Assister la PDGA dans la préparation de dossiers spécifiques.
  • Assister la PDGA dans la préparation, la coordination et la réalisation des travaux de différents comités internes et externes.
  • Préparer les ordres du jour et les comptes rendus de certains comités au besoin et assurer les suivis.
  • Développer et entretenir des relations harmonieuses avec les directeurs, et au besoin, intervient auprès d’eux au nom de la PDGA.
  • Établir et maintenir un système de classement efficace des documents administratifs selon le calendrier de conservation de l’établissement.
  • Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat.

Exigences

  • Détenir un baccalauréat en sciences de l’administration ou en sciences humaines et sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.
  • Compter au moins 5 années d’expérience dans un rôle similaire auprès d’une haute direction.
  • Avoir une excellente connaissance et pratique d’Outlook et des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint
  • Être bilingue (français et anglais)
  • Avoir de l’expérience dans le réseau de la santé (atout important)

Profil recherché

  • Capacité à construire des relations de confiance, à développer un réseau de connaissances à l’interne et à l’externe relié à ses dossiers, à gérer des situations en concertation et en fonction des résultats
  • Capacité de synthèse et d’analyse
  • Jugement et rigueur
  • Très bien organisée
  • Sens de l’initiative
  • Capacité d’adaptation au stress, à l’ambiguïté et au changement